Co robi wirtualna asystentka? Lista zadań

Co robi wirtualna asystentka? Lista zadań

--- Brak komentarzy

Jeśli wiesz, kim jest wirtualna asystentka, to zapewne masz również pojęcie o tym, co może robić. Wiesz, że ogarnie za Ciebie twój fanpage na Facebooku, zrobi grafiki do postów, że może wysłać newsletter, przygotować wpis na bloga do publikacji.

Z reguły jednak większość przedsiębiorców ma o pracy wirtualnej asystentki i jej zadaniach bardzo ogólną wiedzę. Wiesz, że możesz jej oddelegować social media, obsługę klienta czy pisanie tekstów. Ale tych zadań jest znacznie więcej. Dzisiaj przygotowałam dla Ciebie listę zadań, które można oddelegować wirtualnej asystentce. Lista jest długa, bo i tych zadań może być naprawdę dużo. Być może nigdy nie pomyślałabyś, że część z nich w ogóle możesz komuś „oddać”.

Listę podzieliłam na kategorie tematyczne, aby nie była to jedna długa lista i żeby szybko można było odnaleźć sekcję, która nas najbardziej interesuje. Warto jednak zapoznać się z całością choćby po to, by zorientować się, co faktycznie można oddelegować wirtualnej asystentce, a co w ogóle mogło nie przyjść Ci do głowy wcześniej. A może wpadniesz jeszcze na coś innego, czego nie ma na tej liście? W końcu wszystko zależy od naszej kreatywności.

Pamiętaj, że wirtualna asystentka to nie encyklopedia

Oczywistym jest, że nie każda asystentka będzie w stanie zrobić wszystko z tej listy, wręcz przeciwnie: coraz więcej wirtualnych asystentek specjalizuje się w jednej, wąskiej dziedzinie. Nie wymagaj więc od swojej WA bycia omnibusem od wszystkiego. Bo to zwyczajnie niemożliwe. A jeśli jakaś mówi Ci, że może wszystko… cóż… zastanów się nad tym pięć razy. Bycie od wszystkiego często wiąże się z tym, że nic nie umiemy na piątkę – co najwyżej średnio, a często też i słabo.

Ja sama będę starała się tę listę systematycznie aktualizować, aby było to takie kompendium zadań wirtualnej asystentki dla wszystkich, którzy wciąż jeszcze myślą nad zadaniami dla swojej WA, którzy zastanawiają się nad współpracą z WA i którzy jeszcze nie do końca są pewni, czy WA będzie im w ogóle potrzebna.

Strona internetowa/blog – WordPress

  • tworzenie od podstaw stron internetowych na WordPressie
  • konfiguracja bloga
  • aktualizacje WordPressa, motywów i wtyczek
  • pisanie artykułów na bloga
  • przygotowywanie szkiców wpisów do publikacji na podstawie gotowych tekstów
  • wyszukiwanie grafik/zdjęć do artykułów
  • konfiguracja wtyczki SEO
  • optymalizacja wpisów za pomocą Yoast SEO
  • modyfikacja, dodawanie, usuwanie podstron
  • opisywanie mediów dodawanych na stronę/bloga
  • aktualizacja linków na podstronach i w artykułach
  • tworzenie raportów Google Analytics
  • wyszukiwanie fraz kluczowych
  • odnawianie certyfikatu SSL i ogólne dbanie o bezpieczeństwo strony
  • aktualizacja polityki prywatności

Sklep internetowy

  • wprowadzanie produktów do sklepu
  • tworzenie opisów produktów
  • aktualizacje sklepu, wtyczek
  • modyfikacje podstron sklepu
  • konfiguracja sklepu (za pomocą wtyczki WooCommerce)
  • podpięcie szybkich płatności do sklepu
  • obsługa klienta, odpowiadanie na zapytanie klientów
  • tworzenie grafik do sklepu
  • aktualizacje regulaminu sklepu i polityki prywatności

E-mail marketing

  • tworzenie formularzy i kodów zapisu na newsletter
  • osadzanie formularzy zapisu na stronie www
  • tworzenie automatyzacji mailowych
  • tworzenie landing page’y
  • przygotowanie, planowanie i wysyłka kampanii mailowych
  • przenoszenie baz danych z jednego systemu do drugiego
  • graficzne przygotowanie lead magnetów (prezentów za zapis na newsletter)

O zaletach e-mail marketingu pisałam już tutaj: Formularz zapisu na newsletter – 7 powodów, dla których musisz go mieć.

Grafika

  • przygotowywanie grafik do postów na social media (Facebook, Instagram, LinkedIn)
  • przygotowywanie ofert, prezentacji, ulotek, wizytówek itp.
  • grafiki na bloga, stronę www, do sklepu internetowego
  • przygotowywanie graficzne lead magnetów (prezentów za zapis na newsletter)
  • obróbka graficzna produktów: skład e-booków, checklisty, pdfy, prezentacje

Social media

  • tworzenie postów na Facebooka, Instagram, LinkedIn
  • przygotowywanie grafik do postów do social mediów
  • konfiguracja reklam na Facebooku
  • obsługa klienta – odpowiadanie na wiadomości na Messengerze i na komentarze pod postami
  • planowanie i publikowanie postów
  • tworzenie wydarzeń na Facebooku
  • tworzenie i moderacja grup
  • aktualizacje profilów na social mediach
  • śledzenie określonych hashtagów na Instagramie
  • tworzenie i obsługa botów
  • tworzenie opisów do filmów i obróbka video

Marketing

  • konfiguracja reklam na Facebooku, LinkedIn
  • przygotowywanie ofert
  • budowanie relacji w klientami, obsługa klienta
  • zbieranie opinii o produktach i obsłudze od klientów
  • przygotowywanie materiałów reklamowych, obróbka graficzna

Research

  • wstępne badania rynku/potrzeb odbiorców, klientów
  • monitorowanie konkurencji
  • wyszukiwanie informacji na określony temat
  • analiza wyszukanych danych
  • wyszukiwanie produktów i porównywanie cen

Eventy, wydarzenia

  • przygotowywanie zaproszeń na wydarzenia
  • wysyłanie zaproszeń do zainteresowanych
  • wyszukiwanie lokali, cenników, informacji
  • zamawianie cateringu
  • pomoc w planowaniu i promocji wydarzenia
  • kontakt ze sponsorami i prelegentami

Zarządzanie projektami

  • tworzenie harmonogramów
  • określenie zadań do wykonania w ramach projektu i ustalenie priorytetów
  • delegowanie zadań odpowiednim osobom
  • komunikacja z klientami
  • monitorowanie postępów
  • monitorowanie budżetu i kosztów projektu
  • sprawdzanie wykonanych zadań
  • tworzenie raportów postępów z wykonywanych zadań
  • ewaluacja projektów

Rekrutacja

  • tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych wg wytycznych
  • publikacja ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych
  • wstępna weryfikacja przesłanych CV
  • umawianie spotkań/rozmów kwalifikacyjnych
  • odpowiadanie ma maile w związku z rekrutacją

Administracja

Skrzynka mailowa:

  • odpisywanie na maile
  • tworzenie folderów i porządkowanie wiadomości
  • filtrowanie poczty
  • tworzenie szablonów maili
  • wysyłanie maili okolicznościowych (np. kartki świąteczne)
  • umawianie spotkań
  • przekształcanie informacji w mailu w zadania do wykonania

Faktury:

  • wprowadzenie faktur do rejestru
  • wysyłanie maili z przypomnieniem o płatnościach
  • zakupy i płatności kartą w imieniu klienta
  • opisywanie faktur
  • wysyłka faktur do księgowości

Ponadto:

  • organizacja podróży służbowych: rezerwacja hoteli, wynajem samochodów, potwierdzanie wyjazdów, udziału w konferencjach i szkoleniach, rezerwacja lotów
  • odpowiadanie na ważne wiadomości podczas nieobecności klienta/przełożonego
  • wprowadzanie danych do bazy danych
  • arkusze kalkulacyjne w Excelu
  • tworzenie dokumentów i ich szablonów
  • tworzenie notatek ze spotkań
  • przepisywanie notatek
  • tworzenie kont zakupowych w sklepach internetowych
  • tworzenie raportów
  • odbieranie i wykonywanie telefonów
  • wirtualna recepcja

Inne zadania

  • transkrypcje nagrań audio i video
  • obsługa webinarów, live’ów, moderowanie chatu na żywo
  • obróbka filmów, podcastów
  • tworzenie opisów filmów i materiałów do kursów online
  • copywriting – tworzenie treści dla klienta wg wytycznych

Zobacz również moją ofertę i sprawdź, w czym ja jestem w stanie Ci pomóc jako wirtualna asystentka. A jeśli chcesz mieć spójny fanpage na Facebooku, pobierz pakiet darmowych szablonów grafik do samodzielnej edycji i publikacji. Dostaniesz też ode mnie krótką instrukcję w pdf, jak szybko edytować grafiki i użyć ich u siebie:

Podąrzaj Małgorzata:

Wspieram online małe biznesy w zadaniach, na które zwykle brakuje czasu, chęci lub wystarczającej wiedzy. Od strony technicznej ogarniam WP, newslettery, robię transkrypcje, projektuję grafiki.

Zostaw komentarz